Com o avanço da tecnologia, você já deve ter percebido que muitos trâmites, como assinaturas de documentos, acontecem no meio digital. E para deixar essas transações mais rápidas e seguras, podemos utilizar o certificado digital, que nada mais é do que a identidade eletrônica de uma pessoa ou de uma empresa. A analogia é simples, mas como o assunto pode gerar algumas dúvidas, vamos destacar neste artigo o que você precisa saber sobre o que é certificado digital e como ele funciona na prática.
Muito utilizado para assinatura de documentos, o certificado digital funciona como uma carteira de identificação virtual. É com ele que conseguimos dar autenticidade, segurança e integridade aos documentos através da assinatura digital, que tem o mesmo valor jurídico que uma assinatura feita à mão, sem precisar reconhecer firma em cartório. Podemos dizer que o certificado digital é um RG do mundo digital, e graças à tecnologia de criptografia de dados no certificado digital, além da verificação das informações, muitas fraudes podem ser evitadas.
O certificado digital também pode ser usado para acessar sistemas eletrônicos restritos, como Receita Federal e INSS, e também pode comprovar a identidade em sistemas virtuais integrados para realizar atividades profissionais – e-Saúde, e-Jurídico e e-Contador são alguns exemplos.
Chave privada e chave pública
A maneira como o certificado digital comprova a identidade é praticamente inviolável. Como garantia de segurança, o certificado digital utiliza chaves criptográficas que nunca se repetem. Assim, quem for acessar os dados do certificado precisa ter a chave certa para fazer a decodificação.
A chave privada vai criptografar os dados da pessoa ou da empresa, ou seja, ela é sigilosa e individual. Só pode ser acessada por quem está autorizado a usar o certificado que a gerou.
Já a chave pública é compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia dos dados que atestam a identidade, assim ela pode ser reconhecida e aceita.
Importante: é obrigatório que o certificado digital seja emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Tipos de certificado digital
As principais diferenças entre as certificações estão entre Pessoa Física e Pessoa Jurídica. Para Pessoa Física (e-CPF) a própria pessoa será a responsável pelo certificado. Com isso ela consegue realizar várias ações, como obter cópias de declarações de imposto de renda, utilizar o serviço cartorial online, simplificar o recolhimento do FGTS, entre outras.
Já no caso de Pessoa Jurídica (e-CNPJ), o titular do certificado é a empresa, mas com uma pessoa física responsável pelo uso do certificado. Com a finalização do processo, ela consegue assinar documentos com legitimidade jurídica, realizar transações bancárias e emitir notas fiscais eletrônicas.
Para entender melhor na prática, veja as principais informações que estão no Certificado Digital:
- Chave pública do titular
- Nome do titular
- Validade do certificado
- Nome da Autoridade Certificadora
- Número de série
- Assinatura digital da AC
Ainda sobre os tipos de certificado, as formatações mais comuns são o A1 e o A3. Você vai perceber que as principais diferenças estão na maneira como a chave criptográfica é armazenada, na necessidade do usuário e em questões de segurança, praticidade e economia.
Certificado digital A1
- As chaves são geradas, instaladas e armazenadas diretamente em um computador.
- Pode ser instalado em vários dispositivos simultaneamente.
- Sem risco de ser perdido fisicamente, roubado ou danificado.
- Validade de um ano.
- O custo é menor, uma vez que permite apenas um arquivo armazenado no próprio computador do usuário.
- Pode ser importado por softwares de emissão de notas fiscais.
- É possível fazer o backup.
- Como não depende de dispositivos externos, garante mais agilidade no momento de assinar documentos.
- Não precisa instalar leitoras de cartão.
Certificado digital A3
- A chave privada é armazenada em um dispositivo portátil – token (parecido com um pen drive) ou cartão inteligente, com capacidade de realizar a assinatura digital.
- O acesso é único, ou seja, quem for utilizar, precisa ter a senha do certificado e precisa ser digitada a cada utilização.
- Existe o risco de roubo, perda ou dano, já que o dispositivo é portátil.
- Validade de 5 anos.
- É mais seguro, devido ao token ou cartão inteligente, e por não permitir a exportação ou cópias.
- Custo maior, devido ao token ou cartão.
Quem precisa emitir o certificado digital
É uma solução muito recomendada para empresas, principalmente para as que se relacionam com órgão públicos. Inclusive, dentro do próprio serviço público, algumas atividades só podem ser realizadas com o uso do certificado digital.
Ele não é obrigatório para empresas que tenham até um empregado e optaram pelo Simples Nacional, para MEI e Pessoa Física, mas é importante reforçar que o certificado pode substituir documentos em papel e assinaturas, o que agiliza alguns processos. Sabemos como o tempo do empreendedor é bem valioso, não é mesmo?
Veja mais algumas utilidades do certificado digital para a sua empresa:
- Utilização do eSocial
- Emissão de nota fiscal eletrônica
- Utilização do e-CAC da Receita Federal
- Realização de outros compromissos fiscais, como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex)
- Autenticação de site e comércio eletrônico – certificado SSL
Para Pessoa Física, o certificado digital permite a assinatura digital de documentos com validade jurídica e também permite a utilização de sistemas do Governo online, como o eSocial e serviços da Receita Federal.
Como obter o certificado digital
Como citamos anteriormente, o certificado digital só pode ser gerado e assinado pelas Autoridades Certificadoras (AC). Veja a seguir algumas etapas que fazem parte do processo:
1. Escolha uma Autoridade Certificado e faça a solicitação para a emissão do certificado digital. Caixa Econômica Federal, Serasa e Receita Federal são algumas das ACs credenciadas pela ICP-Brasil.
2. Escolha o modelo do certificado digital, como por exemplo e-CNPJ, e-MEI, NF-e, e-Saúde, e-Jurídico, e-Contador, e e-CPF.
3. Escolha o tipo do certificado digital – normalmente A1 ou A3.
4. Feito o cadastro na AC escolhida, faça o pagamento e agende a validação – ela pode ser presencial ou por videoconferência. Fase obrigatória do processo, pois é nesse momento que você apresentará a documentação exigida.
5. Faça a instalação do certificado digital – depende do tipo escolhido.
Você não precisa dar entrada nesse processo sozinho
Nós da LSC Contabilidade oferecemos assessoria e serviços contábeis, fiscais e trabalhistas de qualidade, atendendo e satisfazendo as necessidades dos nossos clientes com rapidez. Sabemos que o certificado é essencial para a entrega das obrigações da sua empresa, por isso nós podemos realizar a emissão do certificado digital A1, A3 e e-CPF para você.
Você também pode visitar o nosso site para conhecer nossos serviços e soluções e já solicitar uma proposta.
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